Wiki d’entreprise

L’Internet avant c’était des contenus qu’une personne écrivait et que d’autres gens venaient lire.

Au cours des années 90 c’est devenu participatif : après les forums où les visiteurs pouvaient s’ébattre sous bonne garde on les a laissés ajouter des commentaires publiés en direct, voter, etc. Ce n’est pas ça qui a provoqué l’explosion d’Internet, mais les sites participatifs sont plus fréquentés que les autres (en interne IBM, les blogs sont 6 fois plus fréquentés que le reste de l’Intranet) : les internautes veulent participer, ou regarder participer les autres, c’est une autre histoire…

Et puis il y a 5 ans les Wikis sont arrivés. Des rédacteurs forment un contenu de départ, puis l’ensemble des lecteurs se l’approprient et peuvent venir corriger et surtout enrichir le Wiki. La star est bien sur Wikipedia, qui entre août et septembre est de loin le site Internet au monde dont la fréquentation a le plus progressé.

Les Intranets aujourd’hui c’est un peu Internet il y a 15 ans. Les directions de la communication mettent en place des sites où les salariés les plus impliqués viennent lire les communiqués officiels. Pas très glamour, et pas très fréquenté… Ça change lentement, on laisse chaque projet avoir une page bien rangée sur laquelle on met une description en trois paragraphes. On est encore loin de l’interactivité !

Alors des initiatives isolées apparaissent pour rendre la communication plus vivante : chez Orange j’ai mis en place un Wiki sur mes activités, et ça fait peu à peu tache d’huile. Alors un Wiki, comment et pour quoi faire ? Déjà, au niveau d’un projet, l’outil importe peu : on peut faire des choses formidables avec un wiki trivial, ou laisser une merveille dans un tiroir. J’ai privilégié la première approche, et nous avons mis en place Usemod, un simple script, dont j’ai juste personnalisé la feuille de style pour rendre la chose un peu sexy, et créé une section protégée par un mot de passe. Le seul impératif est la simplicité d’utilisation : la création et la modification doivent être triviales.

Au départ l’utilisation n’est pas naturelle et le manager doit vraiment pousser les membres de l’équipe à la création de nouvelles pages et à la mise à jour de celles existantes. Mais rapidement on trouve un relais motivé, puis un autre, et après quelques semaines le mouvement prend et le Wiki se retrouve au coeur de la vie de l’équipe : Une info glanée qui pourra resservir ? On la met sur le Wiki. Une page n’est pas à jour ? Tu la corriges. etc. Les usages à plus forte valeur ajoutée sont finalement :

• une capitalisation des petites infos que l’on passe son temps à grapiller, ainsi que des opérations que l’on passe du temps à faire la 1ère fois : format des logins pour tel pays, procédure d’installation d’un environnement de développement, etc.
• une gestion simplissime de workflows : par exemple dans la vie d’un firmware il y a le référencement, la qualification, la mise en production, etc. ; le Wiki permet avec un simple tableau de tracer pour chaque firmware l’avancement dans ce processus
• un référentiel documentaire : le Wiki permet au début du projet de lister sur une page tous les livrables à produire, et au fur et à mesure d’ajouter les fichiers produits, ainsi on a à la fois accès à ce qui a été fait, et on garde la visibilité sur ce qui manque

Outil de capitalisation et de partage pour l’équipe, le Wiki est rapidement devenu, grâce à la richesse du contenu, un outil de communication à l’extérieur du projet, qui véhicule, en plus de l’info elle-même, un dynamisme très apprécié.

Cela dit le Wiki ne répond pas à tous les besoins : il permet de gérer en mode collaboratif des contenus en ligne, mais n’offre pas (en tout cas de base) de fonctions de synchronisation permettant de modifier ce contenu hors ligne, en situation de mobilité notamment. Pour de tels contenus, les formats bureautiques traditionnels restent la meilleure solution.

De plus les besoins d’un Wiki d’entreprise et d’un Wiki sur Internet sont un peu différents : autant pour un contenu partagé sur Internet tout le monde a le même niveau d’accès (éventuellement un espace privé en plus), autant dans une grande entreprise il y a des niveaux de diffusion nécessitant une gestion de contrôles d’accès : spécifications confidentielles, comptes-rendus de réunions internes, tout n’est pas public. En revanche, l’ouverture du contenu public est plus facile : le risque de spamming est très limité, et globalement les visiteurs potentiels partagent un intérêt commun.

Après Usemod, comme on souhaite étendre les Wikis à d’autres projets et à des utilisateurs moins techniques, nous nous tournons vers MoinMoin : éditeur graphique, ACL, meilleure gestion des attachements, nombreuses extensions, multilinguisme, … 2007 sera l’année Wiki !