Concentré : stop aux interruptions

Depuis le début de cette série sur une utilisation productive de l’email, nous avons vu comment passer de l’inconfort d’une Inbox pleine et d’un classement fastidieux à la simplicité d’une Inbox vide, d’un unique répertoire d’archives, et d’une liste d’actions.

À retenir

S’il n’y avait qu’une idée à garder, ce serait de ne s’intéresser parmi les dizaines de mails quotidiens qu’à ce qui est actionnable. Le reste c’est soit du vent soit de l’information qui doit être archivée et qui pourra resservir plus tard.

S’il y a une deuxième idée à garder, c’est de faire tout de suite ce qui peut être fait en moins de deux minutes (envoyer un document que l’on a sous la main, fixer un rendez-vous, …) : ça permet de s’en débarrasser définitivement.

Tout ça ne doit pas prendre plus de 20 minutes par jour, de sorte que le temps restant peut être consacré à ce qui compte : faire les actions.

Prenez-donc votre dossier Action, choisissez l’action la plus urgente/qui prend le moins de temps/qui vous plaît le plus, et fermez votre messagerie

Éviter les interruptions

C’est très important de fermer votre messagerie car les interruptions vous empêchent d’être efficace. S’il vous est un jour arrivé d’essayer de lire un livre alors que quelqu’un vous posait une question toutes les deux minutes, vous voyez ce que je veux dire. Chaque fois que vous passez d’une tâche à une autre, de la rédaction d’un document à la consultation de vos mails, vous perdez trente secondes à faire la mise au point. Et de nouveau dans l’autre sens. Si vous le faites toutes les dix minutes, vous perdez 10% de votre temps.

Il faut donc casser l’habitude de vérifier ses mails toutes les dix minutes : pour commencer, passez à une fois par heure. Si cela vous fait peur, regardez vos derniers mails : pour combien d’eux la réponse ne pouvait-elle vraiment pas attendre une heure ? Quelles auraient été les conséquences ? Voyez vous-même : le coût est négligeable, les gains en efficacité sont énormes. Au passage, si votre messagerie a une fonctionnalité pour vous prévenir dès qu’un mail arrive (son, popup, …), soyez sûr de la désactiver. Regardez vos mails une fois par heure, et chaque fois traitez-les jusqu’à l’Inbox zero.

De même, quand vous avez avez vraiment besoin d’être efficace (si ce n’est pas tout le temps), et surtout si vous avez un mobile dont les gens connaissent le numéro, mettez votre téléphone fixe en répondeur automatique. Si c’est important, la personne laissera un message. Mais là encore n’écoutez pas les messages tout de suite : regroupez, faites-le une fois par heure au moment où vous regardez vos mails.

Sur le mobile enfin, vous ne devriez recevoir que les appels urgents. Si ce n’est pas le cas, n’ayez pas peur de dire à vos interlocuteurs de n’utiliser ce numéro qu’en cas de réelle urgence. Renvoyez les numéros masqués sur la boîte vocale, et si la personne laisse un message écoutez-le tout de suite pour voir si c’est urgent. Pour les autres appels répondez tout de suite, et allez à l’essentiel.

Avec ce système, vous êtes toujours joignable en cas d’urgence, et le reste ne vous empêchera plus d’être productif.