Email : introduction à la productivité

• Vous avez plus de 30 dossiers pour ranger vos mails.
• Quand vous avez traité un mail, vous passez plus de 10 secondes à décider dans quel dossier le ranger.
• Vous recevez plus de 50 mails par jour. 200 jours par an.
• Quand vous devez retrouver un mail, ça va plus vite avec un outil de recherche genre Google Desktop (ou Orange Desktop Search).
• Régulièrement, vous devez réorganiser un peu vos dossiers : sujet périmé, nouveau projet, …
• Vous rangez les mails seulement après y avoir répondu ou décidé de ne pas y répondre.
• Certains mails attendent depuis plus de 2 mois dans votre Inbox, et vous culpabilisez chaque jour en les voyant.
• Les mails ainsi lus 10 fois s’accumulent dans votre Inbox avec les mails non lus qui continuent d’arriver.
• Vous parcourez ces mails qui arrivent, vous avez même un joli popup pour vous prévenir à chaque fois, et en déplacement vous les checkez toutes les heures avec votre Blackberry, mais ça arrive souvent que quelqu’un vous dise « je t’ai envoyé un mail » et que vous lui répondiez « oui c’est possible, j’en ai 200 en retard »
• Vous en avez assez.

Si vous vous reconnaissez dans ces 10 points, réjouissez-vous, vous n’êtes pas seuls. J’étais moi-même ainsi submergé il y a encore deux mois. Aujourd’hui ce n’est plus le cas. Mon Inbox est vide et je fais plus de choses. Je reçois toujours 80 mails par jour, mais je les traite de façon beaucoup plus efficace. Ce billet est le premier d’une série qui vous explique comment.

Demain nous verrons comment gagner 20 minutes par jour en réduisant le nombre de dossiers.

Je remercie au passage Merlin Mann pour la série originale Inbox Zero. Pour un apprentissage accéléré, regardez son Google TechTalk.