Email : gagnez 20 minutes par jour
Hier nous avons vu la situation de départ qui a deux caractéristiques :
- un temps de gestion des mails de l’ordre de 20 minutes par jour, qui n’est pas utilisé pour faire des actions ;
- une Inbox débordante d’actions et d’informations non traitées, qui génère du stress.
Nous résoudrons aujourd’hui le premier point : il faut bien voir que l’email est un medium dont la seule fin est de véhiculer de l’information et surtout des actions. Tout le temps qui est passé à gérer des emails ne l’est pas à faire des actions. En plus c’est assez frustrant de réaliser que l’on passe 20 secondes à ranger chaque mail, alors que seul 1 sur 100 aura besoin plus tard d’être retrouvé.
Pour reprendre la métaphore de Merlin Mann, imaginez dans une boulangerie le vendeur qui reçoit une commande de sandwich : ah tiens, c’est une jolie commande, je vais la ranger dans la corbeille bleue. Il reçoit une autre commande, puis une autre : hmm, vaut-il mieux les classer par ordre alphabétique, chronologique, … On s’en fiche ! Ce qui compte c’est de servir des sandwichs !
C’est pareil pour vos mails : ne passez pas de temps à les trier, les organiser, les archiver, ça ne vous rapproche d’aucun de vos objectifs. Faites des actions ! Pour cela il faut un système simple.
Finis les 30 dossiers et les questions existentielles au moment du rangement, du genre : un mail sur la Babybox espagnole va-t-il dans le dossier Babybox, le dossier Espagne, ou bien faut-il un nouveau dossier ? Exit l’arborescence à trois niveaux, utilisez un unique dossier Archive !
Le progrès scientifique nous a apporté les voyages dans l’espace, le Fanta cerise et des outils de recherche performants, alors plus la peine d’être bibliothécaires à mi-temps ! J’utilise pour ma part Orange Desktop Search qui est un simple relooking de Copernic, mais j’ai auparavant utilisé Google Desktop qui était très bien aussi (et existe pour Mac et Linux) ; il faut juste éviter Lookout (pour Outlook) qui est mieux intégré mais n’indexe pas au fil de l’eau.
Exercice du jour : créez un dossier Archive, faites une recherche de tous vos mails bien rangés, déplacez-les tous dans Archive, et supprimez les anciens répertoires. Outre le temps gagné chaque jour désormais dans le rangement des mails, la simplicité de ce système est psychologiquement très apaisante.
Demain nous verrons comment passer du stress d’une Inbox débordante à une petite liste d’actions.